Datenschutzrechtliche Hinweise für Elternvertretungen

Kultusministerium Baden-Württemberg (5/2019)

Der Gesamtelternbeirat (GEB) setzt sich zusammen aus den Elternbeiratsvorsitzenden der Schulen des Schulträgers der Stadt Filderstadt. Der GEB wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden sowie einen Stellvertreter. Der GEB der Schulen in Filderstadt vertritt schulübergreifend die Elternschaft der öffentlichen Schulen gegenüber der Stadtverwaltung, dem Gemeinderat, der Schulverwaltung und der Öffentlichkeit.

Grundsätzliches: Soweit es um eine Verarbeitung personenbezogener Daten z. B. der Eltern geht, gelten für die Elternvertretungen und die Gremien die Grundsätze der EU-DSGVO: Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten haben die Elternvertreterinnen und Elternvertreter nicht nur die Verschwiegenheitsverpflichtung zu beachten, sondern auch Maßnahmen zu ergreifen, um die von ihnen (elektronisch oder konventionell auf Papier) verarbeiteten personenbezogenen Daten der betroffenen Personen (also in der Regel Daten von Eltern, Schülerinnen und Schülern) vor unbefugtem Zugriff und Zugang zu schützen (Art. 25 Abs. 2 EU-DSGVO). Generell gilt, dass die im Rahmen der Tätigkeit in einer Elternvertretung erhaltenen personenbezogenen Daten auch nur für diese Zwecke verarbeitet werden dürfen. Ferner ist sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen unverzüglich gelöscht/vernichtet werden, wenn diese nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden (Art. 25 Abs. 2 Satz 2 EU-DSGVO). Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist nach Art. 30 Abs. 5 EU-DSGVO von Elternvertretungen nicht zu führen, zumal nur wenig Mitglieder personenbezogene Daten verarbeiten und die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt.

Übermittlungen: Zulässig ist die Übermittlung durch die Schule von Namen und Anschrift der einzelnen Eltern an die jeweiligen Vorsitzenden der Klassenpflegschaften sowie Name und Anschrift der jeweiligen Mitglieder an die anderen Beiräte (Eltern-, Gesamteltern- oder Landeselternbeirat), wenn dies zu deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist, etwa um die Einladung zu der ersten Klassenpflegschaftssitzung einer neu gebildeten Klasse zu ermöglichen. Diese Daten können auch von den einzelnen Beiräten direkt an die jeweils übergeordneten Beiträte übermittelt werden. Für die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten (z. B. E-Mail-Adressen) sind Einwilligungen erforderlich. Hierfür steht eine Einwilligungserklärung bereit „Einwilligung EU-DSGVO zur Weitergabe der Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten an
gewählte Klassenelternvertreter“. Die Schule darf die in das Formular eingegebenen Daten an die Elternvertreter übermitteln. Die Elternvertreter dürfen diese Daten aber auch bei einem Elternabend direkt von den anderen Eltern erheben, soweit diese die Daten freiwillig angeben. Die Elternvertreter dürfen die Kontaktdaten der Eltern verarbeiten, soweit es zu ihrer Aufgabenerfüllung tatsächlich erforderlich ist. Eine Übermittlung dieser Daten an andere Personen oder Stellen ist zu unterlassen. Angelegenheiten einzelner Schülerinnen und Schüler können die Elternvertretungen nur mit Zustimmung von deren Eltern behandeln (§ 55 Abs. 4 SchG)

E-Mail-Verteiler: Bei einem Versand an mehrere Empfänger ist grundsätzlich darauf zu achten, dass die Empfänger nicht die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sehen können. Für solche Fälle ist es wichtig, die Verteilerlisten nicht als Empfänger bei „An“ oder „cc“ einzugeben, sondern stets bei „bcc Blind Carbon Copy“ (Blindkopie) einzutragen.

WhatsApp und andere Messenger: Die Nutzung solcher Apps ist u. a. nur zulässig, wenn hierfür mit dem Anbieter ein Vertrag nach den Vorgaben des Art. 28 EU-DSGVO abgeschlossen ist, weil es sich um eine sogenannte Auftragsdatenverarbeitung handelt. Die bloße Einwilligung in AGBs erfüllt diese Anforderung nicht. Das Kultusministerium hat hierfür Vertragsvorlagen bereitgestellt. Ferner muss der Dienstleister Gewähr dafür bieten, dass er eine Datenverarbeitung gemäß der Vorgaben der EU-DSGVO durchführt. Aus diesen Gründen rät das Kultusministerium von einer Nutzung von WhatsApp aus datenschutzrechtlichen Gründen ab. Alternativen könnten SMS oder Telefonanrufe sein.

Darüber hinaus wird Folgendes empfohlen:  Werden personenbezogene Daten zu Hause aufbewahrt, ist jeder unbefugte Zugriff zu verhindern.  Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollten zu Hause möglichst in einem abschließbaren Schrank oder Fach aufbewahrt werden.  Elektronisch gespeicherte personenbezogene Daten sollten in verschlüsselter Form abgelegt werden. Hierfür können Tools wie VeraCrypt, AxCrypt, 7-zip oder Ähnliches genutzt werden. Auch ist eine Verschlüsselung von Laufwerken mit Mitteln des Betriebssystems möglich.  Spätestens nach Ende der Tätigkeit als Elternvertreter sind sämtliche Unterlagen entweder dem Nachfolger zu übergeben oder zu vernichten. Die Vernichtung von Papier sollte mit einem Aktenvernichter / Schredder erfolgen, hierfür kann der Schredder der Schule genutzt werden.

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte Ihrer Schule gern beratend zur Verfügung.

Vorsitzender Gesamtelternbeirat Filderstadt
Jens Fischer  Talstraße 51 70794 Filderstadt 
Mobile: o172/896o958

Stellvertretender Vorsitzender Gesamtelternbeirat Filderstadt 
Ulrich Fauth Asternweg 8 7o794 Filderstadt 
Mobile: o177/43472o8
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